Regelmässiges Aufräumen ist für viele, insbesondere diese Menschen, welche sich für unseren Ordnungsblog interessieren, kein Fremdwort. Doch wie sieht es mit der digitalen Ordnung aus? – Sind wir genauso diszipliniert, wenn es um die Ablage von Dokumenten auf unserem Arbeitscomputer oder um die Fotos auf unserem Smartphone geht?
Da die digitale Unordnung nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, wird diese oft vernachlässigt – hier erfährst du einige Tipps wie du Ordnung in deine Daten bringst.
So gelingt dir Ordnung in deinen Daten
Egal ob Smartphone, Tablet oder dein Computer – wenn du vor lauter Programmen, Apps und Bilder nichts mehr findest, wird es Zeit dich um die digitale Ordnung zu kümmern. Auch hier gilt, hast du erst einmal angefangen, ist es nur halb so wild wie es im ersten Moment den Anschein macht.
Du kannst bei vielen Dingen Parallelen zur analogen Welt ziehen – z.B. ist es mit deinem Desktop wie mit der Arbeitsfläche in der Küche, nur wer Ordnung hält und eine freie Arbeitsfläche hat, hat Platz zum arbeiten.
„Diese Datei speichere ich jetzt einfach mal auf dem Desktop, später mache ich dann Ordnung“ – das ist der Anfang von jedem Dateichaos 🙂
Für deinen Computer gilt – Versuche also möglichst keine grosse Anzahl an Dateien und Programmen auf dem Desktop abzulegen und schaffe daher eine für dich sinnvolle und logische Dateistruktur. Hierzu gibt es nicht nur den einen richtigen Weg, viele Wege führen zur Ordnung in den Dateien. Ein paar Punkte gibt es jedoch zu beachten:
- Die erste Ebene sollte nicht mehr als 7 Ordner haben
- Verwende für jede Unterkategorie ebenfalls nicht mehr als 7 Ordner
- Klare und eindeutige Ordernamen & Dateinamen wählen
- keine Duplikate anlegen
Wenn du dich im Grossen und Ganzen an diese Punkte hältst, darfst du dich über kürzere Suchzeiten und allgemein über eine enorme Zeitersparnis freuen.
Überblick verschaffen und digitalisieren
Immer wenn es darum geht, eine neue Ordnung zu schaffen, musst du zuerst einen Überblick über die aktuelle Situation erlangen. Schaue dich also zuerst in deinem Büro um und stelle dir folgende Fragen:
- Was habe ich alles für Ordner und Dokumente in Papierform?
- Kann ein Teil davon digitalisiert werden?
- Gibt es Dokumente die ich entsorgen kann?
Beginne nun die Dokumente die du nicht mehr brauchst zu entsorgen (Beachte allfällige Aufbewahrungsfristen) – alles was übrig geblieben ist und du nicht zwingend in Papierform benötigst, digitalisieren und bereitmachen für in die neue Ablage.
Wenn du deinen ganzen Papierstapel digitalisiert hast, wagen wir uns an die bereits bestehenden Daten und die neuen digitalisierten Daten. Stelle dir auch hierzu einige Fragen:
- Wo und was habe ich auf meinem Computer abgelegt?
- Was brauche ich davon noch und was kann gelöscht werden?
Beginne nun auch hier, alles was du nicht mehr benötigst zu löschen und aufzuschlüsseln, wo du welche Daten aktuell abgelegt hast. Somit hast du eine gute Grundlage um danach eine neue und logische digitale Ordnung zu etablieren.
Löschen, löschen & löschen
Wie in der analogen Welt in deinen eigenen 4 Wänden, kommst du auch in Bezug auf die digitale Ordnung nicht darum herum, dich von einigen Dingen zu trennen. Am besten funktioniert es wie in der analogen Welt auch, wenn du dich an Routinen gewöhnst, wo das Löschen und Entsorgen von nicht mehr benötigten digitalen Güter einfach dazu gehört.
Da bei digitalen Daten das Löschen oft nicht heisst, dass eine Datei wirklich auf Nimmerwiedersehen verschwunden ist, gibt es hier einen spannenden Artikel der gut beschreibt was zu beachten ist, damit die Daten wirklich weg sind.
System definieren
Nun haben wir die Grundlagen geschaffen um eine neue und für dich sinnvolle digitale Ablage zu erreichten – Alle Papiere die du digitalisieren wolltest hast du nun bereit und alles was du immer schon entsorgen und löschen wolltest, hast du gelöscht.
Im Einstieg dieses Artikels, haben wir gewisse Punkte bereits angesprochen wie eine optimale Dateistruktur erstellt wird, damit du immer die Übersicht behältst.
Überlege dir als erstes Folgendes:
- Welche Kategorien von Daten hast du
- Definiere für dich sinnvolle Kategorien (max. 7) für deine erste Ordnerebene.
Backup
Damit keine deiner Daten und Fotos verloren gehen, solltest du immer auch an die Datensicherung denken. Von einer einfachen Sicherungskopie bis hin zu ausgeklügelten Backupsystemen ist fast alles möglich – wichtig, dass du überhaupt daran denkst und deine Daten sicherst!
Zu diesem Thema gibt es alleine sehr viele gute Fachliteratur und Artikel im Internet, deshalb wollen wir hier nicht zu tief in die Möglichkeiten eintauchen, sondern dir ein paar Möglichkeiten aufzeigen, die sich beispielsweise für den privaten Gebrauch eignen.
Grundsätzlich musst du dich als erstes Fragen welche Ansprüche du an deine Datensicherung stellst und du wirst schon bald zum Punkt gelangen, Cloudlösung oder private Datensicherung bei dir zu Hause.
Ordnung auf dem Smartphone
Smartphones sind aufgrund der Art und Weise wie das System aufgebaut ist, nicht ganz so anfällig für das Sammeln von Daten wie ein PC – aber auch hier lohnt es sich von Zeit zu Zeit Ordnung zu machen.
Nimm dir also auch hierfür, z.B. abends auf dem Sofa, Zeit um folgende Dinge anzugehen:
- Lösche Apps die du nicht verwendest
- Lösche 19 von 20 identischen Schnappschüssen
- Überprüfe ob du das automatische Speichern von Mediendateien z.B. bei WhatsApp abgestellt hast
- Kontakte die nicht mehr aktuell sind anpassen oder löschen
- zu guter Letzt… Erstelle doch gleich noch ein Backup von deinem Smartphone.
